בעקבות כשלון מערכת הדוא"ל, מבנים חדשים ותפקידים נוספים נועדו לחזק את הדיגיטציה
בעקבות הפסקת מערכת הדוא"ל של העיר במשך מספר ימים, עיריית דרמשטט נוקטת פעולה ומארגנת מחדש את ניהול פרויקטים מרכזיים בתחום ה-IT. ראש העיר האנו בנץ יקבל על עצמו תפקיד תיאום חזק יותר בפרויקטים חשובים של דיגיטציה אדמיניסטרטיבית. בנוסף, יוקמו חמישה תפקידים חדשים לייצוב ולפיתוח נוסף של תשתית ה-IT של העיר.
לטענת העירייה, כשל מערכת הדוא"ל "GroupWise" חשף אתגרים מבניים מהותיים. אלה כוללים היעדר הנחיות אסטרטגיות, חוסר סדר עדיפויות לפרויקטים חשובים, מחסור בכוח אדם וצורך משמעותי במודרניזציה של המערכות הקיימות.
"הכישלון של מערכת הדוא"ל גילה שאנו זקוקים לניהול מקיף יותר, סדרי עדיפויות מחייבים יותר ועקביות רבה יותר ביישום בתוך מחלקת ה-IT של העיר. עמיתיי, קצין ענייני הדיגיטל הולגר קלצנר, ואני מסכימים לחלוטין על נקודה זו", מסביר ראש העיר האנו בנץ. האחריות על פרויקטים מרכזיים צריכה להיות מיושמת כעת באופן ישיר ומשותף יותר.
קצין ענייני הדיגיטל, הולגר קלצנר, מוסיף: "הדיגיטציה של המנהל הציבורי היא תמיד משימה ארגונית וטכנית כאחד. ראש העיר ואני אישררנו מחדש עיקרון יסודי זה בדיון משותף ונאיץ את יישוםו הנוסף באמצעות שיתוף פעולה נרחב עוד יותר."
התמקדות בייצוב GroupWise ו-Microsoft 365
לדברי העירייה, ייצוב מערכת הדוא"ל הקיימת GroupWise ויישום Microsoft 365 דחופים במיוחד כעת. שני הפרויקטים מדגימים את הצורך בפעולה בתוך תשתית ה-IT של העיר.
מערכת GroupWise, ששימשה בעבר, נחשבת מיושנת מבחינה טכנית וניתנת להפעלה רק במאמץ ניכר. בין היתר, תיבות דואר הגדלות במהירות וחוסר במבני ארכיון גורמים לבעיות.
כדי לטפל במצב הנוכחי, הוקם צוות משימה. בנוסף לראש העיר בנץ, הצטרף לקבוצת העבודה גם קצין ענייני דיגיטליות קלצנר. המטרה היא לקבל החלטות מהר יותר, להגדיר בצורה ברורה יותר את תחומי האחריות וליישם צעדי מודרניזציה מרכזיים באופן מחייב.
חמישה משרות נוספות למחלקת ה-IT של העיר
כדי לחזק את היכולת התפעולית בטווח הקצר, יוקצו חמש משרות נוספות בתחום ה-IT. זה יאפשר יישום מהיר יותר של משימות חשובות וייצוב ארוך טווח של המבנים הקיימים.
בנץ וקלצנר רואים במצב הנוכחי נקודת מוצא למודרניזציה מקיפה יותר. הליקויים הנראים כיום התפתחו במשך שנים רבות וכעת יש לטפל בהם באמצעות סדרי עדיפויות ברורים.
"החובות הטכניים והארגוניים של העבר ממשיכים להדביק אותנו ולהאט פרויקטים של חדשנות משום שחסרים יסודות רבים", מסביר קלצנר.
אימיילים ישנים יימחקו – גודל תיבת הדואר מוגבל
כאמצעי לטווח קצר, תיבות הדוא"ל הנכנסות של משרדי העיר ומחלקות המנהלה ינוקו בשבועות הקרובים. כל האימיילים ורשומות היומן שהתקבלו או נשלחו לפני 1 בינואר 2011, יימחקו ב-17 ביולי 2026.
בנוסף, גודל תיבת דואר מקסימלי של 50 ג'יגה-בייט יונהג החל מ-1 בספטמבר 2026.
"מצב המשבר הנוכחי מראה שעלינו לקבל החלטות נחוצות במהירות על מנת לקדם את המודרניזציה של הממשל עם סדרי עדיפויות ברורים, יישום מחייב וההשקעות הנדרשות", מדגישים בנץ וקלצנר.
(דרמשטאדט – אדום/PSD/ho)
