Nach Ausfall des E-Mail-Systems sollen neue Strukturen und zusätzliche Stellen die Digitalisierung stärken
Nach dem mehrtägigen Ausfall des städtischen E-Mail-Systems zieht die Wissenschaftsstadt Darmstadt Konsequenzen und ordnet die Steuerung zentraler IT-Projekte neu. Oberbürgermeister Hanno Benz übernimmt künftig bei wichtigen Vorhaben der Verwaltungsdigitalisierung eine stärkere koordinierende Rolle. Zudem sollen fünf zusätzliche Stellen geschaffen werden, um die städtische IT zu stabilisieren und weiterzuentwickeln.
Der Ausfall des E-Mail-Systems „GroupWise“ hatte nach Angaben der Stadt grundlegende strukturelle Herausforderungen sichtbar gemacht. Dazu zählen fehlende strategische Vorgaben, eine unzureichende Priorisierung wichtiger Projekte, personelle Engpässe sowie ein hoher Modernisierungsbedarf bei bestehenden Systemen.
„Der Ausfall des E-Mail-Systems hat offengelegt, dass wir in der städtischen IT insgesamt eine umfangreichere Führung, verbindlichere Prioritäten und mehr Konsequenz in der Umsetzung brauchen. Darin bin ich mir mit meinem Kollegen, Digitaldezernent Holger Klötzner, einig“, erklärt Oberbürgermeister Hanno Benz. Die Verantwortung für zentrale Vorhaben solle nun unmittelbarer und gemeinsam wahrgenommen werden.
Digitaldezernent Holger Klötzner ergänzt: „Die Verwaltungsdigitalisierung ist immer sowohl eine organisatorische wie auch eine technische Aufgabe. Der Oberbürgermeister und ich haben dieses Grundprinzip in einem gemeinsamen Gespräch erneut gefestigt und werden die weitere Umsetzung durch noch umfangreichere Zusammenarbeit beschleunigen.“
GroupWise-Stabilisierung und Microsoft 365 im Fokus
Besonders dringlich sind nach Angaben der Stadt aktuell die Stabilisierung des bestehenden E-Mail-Systems GroupWise sowie die Einführung von Microsoft 365. Beide Projekte stehen beispielhaft für den Handlungsbedarf innerhalb der städtischen IT-Infrastruktur.
Das bisher genutzte GroupWise-System gilt als technisch überholt und ist nur noch mit großem Aufwand zu betreiben. Unter anderem sorgen stark angewachsene Postfächer und fehlende Archivierungsstrukturen für Probleme.
Zur Bewältigung der aktuellen Situation wurde eine Task-Force eingerichtet. Neben Oberbürgermeister Benz ist inzwischen auch Digitaldezernent Klötzner in die Arbeitsgruppe eingebunden. Ziel ist es, Entscheidungen schneller zu treffen, Verantwortlichkeiten klarer zu bündeln und zentrale Modernisierungsschritte verbindlich umzusetzen.
Fünf zusätzliche Stellen für die städtische IT
Zur kurzfristigen Stärkung der Handlungsfähigkeit sollen fünf weitere Stellen im IT-Bereich geschaffen werden. Damit sollen wichtige Aufgaben schneller umgesetzt und bestehende Strukturen langfristig stabilisiert werden.
Benz und Klötzner sehen die aktuelle Situation zugleich als Ausgangspunkt für eine umfassendere Modernisierung. Die heute sichtbaren Defizite seien über viele Jahre entstanden und müssten nun mit klaren Prioritäten aufgearbeitet werden.
„Die technischen und organisatorischen Schulden der Vergangenheit holen uns immer wieder ein und bremsen Innovationsprojekte aus, weil viele Grundlagen fehlen“, erklärt Klötzner.
Alte E-Mails werden gelöscht – Postfachgrößen begrenzt
Als kurzfristige Maßnahme werden in den kommenden Wochen die E-Mail-Postfächer der städtischen Ämter und Verwaltungsstellen bereinigt. Alle E-Mails und Kalendereinträge, die vor dem 1. Januar 2011 eingegangen oder versendet wurden, sollen am 17. Juli 2026 gelöscht werden.
Zusätzlich wird ab dem 1. September 2026 eine maximale Postfachgröße von 50 Gigabyte eingeführt.
„Die aktuelle Krisensituation zeigt, dass wir zügig notwendige Entscheidungen zu treffen haben, um die Modernisierung der Verwaltung mit klaren Prioritäten, verbindlicher Umsetzung und den notwendigen Investitionen voranzubringen“, betonen Benz und Klötzner.
(DARMSTADT – RED/PSD/ho)
