Po awarii systemu poczty elektronicznej nowe struktury i dodatkowe stanowiska mają na celu wzmocnienie digitalizacji
Po wielodniowej awarii miejskiego systemu poczty elektronicznej, miasto Darmstadt podejmuje działania i reorganizuje zarządzanie kluczowymi projektami informatycznymi. Burmistrz Hanno Benz przejmie silniejszą rolę koordynacyjną w ważnych projektach cyfryzacji administracji. Ponadto utworzonych zostanie pięć nowych stanowisk w celu stabilizacji i dalszego rozwoju miejskiej infrastruktury informatycznej.
Według miasta, awaria systemu poczty elektronicznej „GroupWise” ujawniła fundamentalne problemy strukturalne. Należą do nich brak strategicznych wytycznych, niewystarczająca priorytetyzacja ważnych projektów, niedobory kadrowe oraz znaczna potrzeba modernizacji istniejących systemów.
„Awaria systemu poczty elektronicznej pokazała, że potrzebujemy bardziej kompleksowego zarządzania, bardziej wiążących priorytetów i większej spójności wdrażania w miejskim dziale IT. Mój kolega, Specjalista ds. Cyfryzacji Holger Klötzner, i ja całkowicie się w tej kwestii zgadzamy” – wyjaśnia burmistrz Hanno Benz. Odpowiedzialność za kluczowe projekty powinna być teraz sprawowana bardziej bezpośrednio i wspólnie.
Holger Klötzner, Specjalista ds. Cyfryzacji, dodaje: „Cyfryzacja administracji publicznej jest zawsze zadaniem zarówno organizacyjnym, jak i technicznym. Burmistrz i ja potwierdziliśmy tę fundamentalną zasadę we wspólnej dyskusji i przyspieszymy jej wdrażanie poprzez jeszcze szerszą współpracę”
Skupienie się na stabilizacji GroupWise i Microsoft 365
Według władz miasta, stabilizacja istniejącego systemu poczty elektronicznej GroupWise oraz wdrożenie Microsoft 365 są obecnie szczególnie pilne. Oba projekty dowodzą potrzeby podjęcia działań w zakresie infrastruktury informatycznej miasta.
Dotychczas używany system GroupWise jest uważany za przestarzały technicznie i wymaga znacznego wysiłku. Problemy powodują między innymi szybko rosnące skrzynki pocztowe i brak struktur archiwizacji.
Aby zaradzić obecnej sytuacji, powołano grupę zadaniową. Oprócz burmistrza Benza, do grupy dołączył również Klötzner, Specjalista ds. Cyfryzacji. Celem jest szybsze podejmowanie decyzji, jaśniejsze określenie obowiązków oraz wdrożenie kluczowych działań modernizacyjnych w sposób wiążący.
Pięć dodatkowych stanowisk w miejskim dziale IT
Aby wzmocnić potencjał operacyjny w perspektywie krótkoterminowej, planowane jest utworzenie pięciu dodatkowych stanowisk IT. Umożliwi to szybszą realizację ważnych zadań i długoterminową stabilizację istniejących struktur.
Benz i Klötzner postrzegają obecną sytuację jako punkt wyjścia do bardziej kompleksowej modernizacji. Widoczne dziś niedociągnięcia narastały przez wiele lat i teraz należy je rozwiązać, ustalając jasne priorytety.
„Dług techniczny i organizacyjny z przeszłości wciąż nas dogania i spowalnia projekty innowacyjne, ponieważ brakuje wielu podstawowych elementów” – wyjaśnia Klötzner.
Stare wiadomości e-mail zostaną usunięte – pojemność skrzynek pocztowych jest ograniczona
W ramach działań krótkoterminowych, skrzynki pocztowe urzędów i wydziałów administracyjnych miasta zostaną oczyszczone w najbliższych tygodniach. Wszystkie wiadomości e-mail i wpisy w kalendarzu otrzymane lub wysłane przed 1 stycznia 2011 r. zostaną usunięte 17 lipca 2026 r.
Ponadto od 1 września 2026 r. zostanie wprowadzony maksymalny rozmiar skrzynki pocztowej wynoszący 50 gigabajtów.
„Obecna sytuacja kryzysowa pokazuje, że musimy szybko podejmować niezbędne decyzje, aby przyspieszyć modernizację administracji, mając jasne priorytety, wiążącą realizację i niezbędne inwestycje” – podkreślają Benz i Klötzner.
(DARMSTADT – RED/PSD/ho)
